俗話說，“三分產(chǎn)品，七分服務(wù)”。ERP系統(tǒng)作為一套綜合性的軟件工具，其成功不僅取決于產(chǎn)品本身，更與企業(yè)自身的保障體系密切相關(guān)，這套體系直接影響ERP實(shí)施的質(zhì)量與后續(xù)應(yīng)用的成效。
即便企業(yè)選型得當(dāng)，系統(tǒng)順利上線，也只是一個(gè)開始。對(duì)一個(gè)ERP項(xiàng)目而言，中長(zhǎng)期的運(yùn)維與優(yōu)化同樣至關(guān)重要。尤其在系統(tǒng)上線初期，常面臨諸多挑戰(zhàn)：業(yè)務(wù)部門對(duì)流程操作不熟悉、IT與業(yè)務(wù)之間溝通不暢、缺乏協(xié)作共識(shí)，以及實(shí)施人才在項(xiàng)目上線后流失等。這些因素若處理不當(dāng)，將直接影響系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行與價(jià)值發(fā)揮。
在這方面，商派ERP提供了較為完善的解決方案。其全渠道訂單管理SAAS系統(tǒng)不僅能有效支持企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模持續(xù)增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)降本增效，還具備良好的擴(kuò)展性，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展留有充足空間。
面對(duì)系統(tǒng)上線后的種種難題，CIO往往壓力重大。如何保障ERP系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行、打好這場(chǎng)“持久戰(zhàn)”？關(guān)鍵在于對(duì)運(yùn)維工作有清晰的認(rèn)知與規(guī)劃。必須從制度、團(tuán)隊(duì)、技術(shù)三個(gè)維度建立可持續(xù)的支持體系，才能確保系統(tǒng)持續(xù)賦能業(yè)務(wù)，真正支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展——這也是每一家上線ERP的企業(yè)所不可忽視的重要課題。
千萬別讓統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)毀了你的ERP系統(tǒng)！
ERP系統(tǒng)上線前，靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的初始化往往可以通過組織大量人力進(jìn)行集中攻堅(jiān)來完成。但在系統(tǒng)上線后，數(shù)據(jù)便轉(zhuǎn)為以動(dòng)態(tài)為主：例如倉(cāng)庫(kù)實(shí)時(shí)庫(kù)存、財(cái)務(wù)往來賬款、銷售與訂單的動(dòng)態(tài)變化，以及生產(chǎn)排程的調(diào)整、工單的取消等。正如ERP領(lǐng)域的一句老話：“垃圾進(jìn)，垃圾出”（Garbage in, Garbage out）。因此，如何確保上線后的數(shù)據(jù)持續(xù)真實(shí)可靠，是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)。
通常，在系統(tǒng)上線后的最初幾個(gè)月，企業(yè)幾乎必然會(huì)遭遇數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的問題，這既涉及業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)，也影響財(cái)務(wù)結(jié)果。出現(xiàn)這種情況，并非一定是企業(yè)或軟件的問題，而更多是系統(tǒng)切換與磨合過程中的自然現(xiàn)象。
為此，在ERP運(yùn)行初期，企業(yè)必須建立關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)的日常核查機(jī)制。通過制度約束，明確要求每一位操作人員及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入數(shù)據(jù)，確保物流、信息流、資金流三者一致，從而保證系統(tǒng)隨時(shí)輸出的信息真實(shí)可靠，真正為業(yè)務(wù)和決策提供有力支持。
工作流程的“穩(wěn)定與持續(xù)優(yōu)化”是關(guān)鍵！
如果說數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，那么流程就是其靈魂。在上線前，企業(yè)通常需要對(duì)現(xiàn)有工作流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化甚至重組，以確保ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程相匹配。這一階段往往涉及深度的管理變革和模式創(chuàng)新。
然而，即使在系統(tǒng)上線后，企業(yè)仍可能發(fā)現(xiàn)某些既有管理制度與ERP系統(tǒng)之間存在不一致或沖突。此時(shí)，就需要對(duì)原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。需要優(yōu)化的既包括上線時(shí)未納入系統(tǒng)的流程，也包括系統(tǒng)已運(yùn)行一段時(shí)間的流程。
但必須明確一個(gè)前提：首先應(yīng)保持核心業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定，在此基礎(chǔ)上才可逐步實(shí)施微調(diào)和改進(jìn)。如果企業(yè)頻繁進(jìn)行大幅度的流程變更，容易導(dǎo)致員工無所適從，反而會(huì)對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行造成嚴(yán)重沖擊。
實(shí)踐中，我們建議采取穩(wěn)健推進(jìn)的策略：先將核心業(yè)務(wù)流程扎實(shí)落地、運(yùn)行順暢，再逐步擴(kuò)展至次要流程。對(duì)于新出現(xiàn)或新建立的業(yè)務(wù)流程，首先要判斷其是否為企業(yè)必須采納或執(zhí)行的；其次應(yīng)評(píng)估該流程是否有必要納入系統(tǒng)管理。
在將新流程集成進(jìn)ERP系統(tǒng)時(shí)，務(wù)必做到“數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、流程清晰、規(guī)則明確、操作熟練”。同時(shí)，也應(yīng)在系統(tǒng)應(yīng)用過程中持續(xù)響應(yīng)業(yè)務(wù)變化，對(duì)不合理、不科學(xué)的操作與節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置和優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)改進(jìn)與系統(tǒng)效能的不斷提升。
請(qǐng)不要把IT部門變成“救火隊(duì)”！
為確保ERP系統(tǒng)順利上線，企業(yè)通常會(huì)組建專職實(shí)施團(tuán)隊(duì)，并配套相應(yīng)的激勵(lì)政策。然而一旦系統(tǒng)成功上線，該團(tuán)隊(duì)往往隨之解散。實(shí)際上，企業(yè)若希望ERP系統(tǒng)能夠持續(xù)優(yōu)化和穩(wěn)定運(yùn)行，就必須在系統(tǒng)上線后建立起專業(yè)的IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)和規(guī)范的維護(hù)流程。
企業(yè)需要配備專職人員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的維護(hù)與迭代改進(jìn)，并將IT服務(wù)工作流程化，以有效支持業(yè)務(wù)部門運(yùn)作、提升整體效率，而不是被動(dòng)地四處“救火”，疲于應(yīng)對(duì)日常問題。
因此，系統(tǒng)上線只是ERP項(xiàng)目“長(zhǎng)征之路”的第一步，后續(xù)長(zhǎng)期的運(yùn)維、審核與優(yōu)化才是一項(xiàng)持續(xù)的系統(tǒng)工程。只有建立起標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的后期運(yùn)維服務(wù)機(jī)制，才能保障ERP系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行，并不斷發(fā)揮其價(jià)值。
